Hinweise zu Verfahren der elektronischen Kommunikation
mit der Wohnungsgenossenschaft Schmalkalden eG

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten über das Internet an die Wohnungsgenossenschaft Schmalkalden eG ist nur unter folgenden Voraussetzungen zulässig:

1. Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die in der Internetpräsentation sowie auf Geschäftspapieren von der Wohnungsgenossenschaft Schmalkalden eG veröffentlichten E-Mail-Adressen.
2. Die Wohnungsgenossenschaft Schmalkalden eG nimmt im Rahmen der elektronischen Kommunikation Dokumente in folgenden Dateiformaten entgegen:
   - Adobe Acrobat bis Version 12 (.pdf)
   - Rich Text Format (.rtf)
   - Microsoft Word ab Version 97 (.doc)
   - Microsoft Excel ab Version 97 (.xls)
   - Text-Formate (.txt)
   - Grafikformate: .jpg / .jpeg / .gif / .bmp / .tiff
   - Komprimierte, nicht selbstentpackende (!) Dateien (.zip / .rar)
3. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (so genannte Makros) verwendet werden.
4. Die Gesamtgröße einer E-Mail incl. aller Anhänge (Attachments) ist auf eine Größe von fünf Megabyte (MB) beschränkt.
5. In E-Mails mit ausführbaren Dateien (z.B. *.exe, *.bat), werden diese Anhänge ungelesen gelöscht.
6. Es wird das Einverständnis vorausgesetzt, dass E-Mails auf Viren und Spam überprüft werden. E-Mails, die als Viren oder Spam klassifiziert worden sind, werden ungelesen gelöscht und nicht weiter bearbeitet.
7. Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist (Viren, Spam, technische Probleme), erfolgt keine elektronische Rückinformation an den Absender. Es ist Angelegenheit des Absenders, bei Bedarf eine Bestätigung des korrekten E-Mail-Eingangs einzuholen.
8. Unterlagen mit steuerrechtsrelevanten Inhalten, wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Stornierungen, Gutschriften, werden ausschließlich in Schriftform entgegen genommen.
9. Bei Schriftverkehr, der nach geltendem Recht der Schriftform bedarf, ist bis auf weiteres keine elektronische Übertragungsform zugelassen.
10. Aus technischen und organisatorischen Gründen werden bis auf Widerruf keine E-Mails mit qualifizierter elektronischer Signatur entgegen genommen. Ausnahmen sind individuell im Vorfeld abzustimmen.